Trang chủ . Tin chuyên nghành

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KỸ THUẬT LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU ĐỂ NÂNG CAO KHẢ NĂNG TRÚNG THẦU



1. Khi các yếu tố khác như kinh nghiệm nhà thầu, năng lực tài chính... đã được đảm bảo thì khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp khi tham gia đấu thầu phụ thuộc trực tiếp vào trình độ lập hồ sơ dự thầu.

 

Việc lập hồ sơ dự thầu đòi hỏi phải qua các bước như nghiên cứu hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, công việc này đòi hỏi phải nghiên cứu kỹ lưỡng tất cả các nội dung và yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Điều tra môi trường đấu thầu, điều tra dự án đấu thầu, lập giải pháp tư vấn, xây dựng bản báo giá đấu thầu... Kỹ năng lập hồ sơ thầu được thực hiện ở phương pháp, chất lượng, tiến độ thực hiện ở tất cả các khâu trong quá trình xây dựng hồ sơ dự thầu.

 

Chính vì vậy doanh nghiệp cần thành lập bộ phận chuyên trách tìm kiếm thông tin về các gói thầu. Có thể thành lập một tổ hay nhóm chuyên trách để hoàn thành tốt công tác tìm kiếm, nắm bắt thông tin. Nhiệm vụ của nhóm là phải thu thập thông tin từ các cơ quan quản lý nhà nước, các chủ đầu tư... trong từng giai đoạn cụ thể, xác định được mục tiêu, nhiệm vụ, kế hoạch hàng năm của các Bộ, ngành, địa phương trong lĩnh vực xây dựng: các dự án, nguồn vốn,..thông qua các cổng thông tin như: báo, đài, các trang web về đầu tư, đấu thầu để tiếp cận thông tin.

 

2. Khi xác định môi trường đấu thầu, các doanh nghiệp phải tổ chức được công việc điều tra các điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội của dự án, những điều kiện này ảnh hưởng trực tiếp đến các giải pháp tư vấn, giá thành tư vấn và giá thành công trình. Các nội dung điều tra như: đặc điểm, vị trí địa lý của từng công trình, cung cấp điện nước, thông tin liên lạc, điều kiện tự nhiên, điều kiện cung ứng vật tư, năng lực điều phối các loại vật liệu, giá cả, vận chuyển, khả năng khai thác nguyên vật liệu tại chỗ.

 

Phải nắm được tính chất, quy mô, phạm vi đấu thầu, mức độ phức tạp về kỹ thuật công trình, yêu cầu tiến độ, thời hạn hoàn thành và tổng thể công trình, nguồn vốn, phương thức thanh toán, uy tín, năng lực công tác của tổ chức xét thầu và chủ đầu tư.

 

3. Lập giải pháp thiết kế là khâu có ảnh hưởng quyết định đến bản báo giá dự thầu và việc trúng thầu. Muốn thế trước hết phải xây dựng một đội ngũ cán bộ, chuyên gia chuyên nghiệp có đủ khả năng đảm đương công tác đấu thầu. Đào tạo và bồi dưỡng kinh tế - tài chính, luật pháp đấu thầu trong nước và quốc tế cho cán bộ làm thầu. Việc có thêm kiến thức này sẽ góp phần nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ để từ đó có thể xây dựng được chiến lược đầu tư thích hợp, giá dự thầu hợp lý và tuân thủ pháp luật hiện hành. 

 

Công ty DCCD cần có chiến lược đào tạo cán bộ trẻ, có trình độ năng lực để tận dụng được sự năng động, sáng tạo của tuổi trẻ, làm tiền đề cho lớp kế cận sau này. Qua đó sẽ nâng cao được chất lượng công tác chuẩn bị trong đấu thầu, lập hồ sơ dự thầu cũng như đảm bảo nguồn nhân lực để đáp ứng theo yêu cầu của chủ đầu tư, tạo lợi thế cho doanh nghiệp nâng cao được khả năng cạnh tranh. Xây dựng chất lượng đội ngũ cán bộ chuyên trách đấu thầu ngày càng chuyên nghiệp hơn.

 

4. Tổ chức lập hồ sơ dự thầu là một công việc hết sức phức tạp và yêu cầu thực hiện trong một thời gian hạn chế. Chất lượng hồ sơ là một trong những tiêu chí cơ bản quyết định cho việc doanh nghiệp có trúng thầu hay không, do vậy trình độ tổ chức lập hồ sơ dự thầu là một trong những yếu tố cơ bản để đánh giá khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

 

Qua thực tế có thể chứng minh rằng quá trình đấu thầu bao giờ cũng phải trải qua bước sơ tuyển, kiểm tra đánh giá và loại bỏ các hồ sơ dự thầu không đảm bảo tiêu chuẩn, các yêu cầu mà chủ đầu tư đã đề ra trong hồ sơ mời thầu. Vì vậy, chất lượng hồ sơ dự thầu đóng vai trò không nhỏ trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu thầu. Việc đảm bảo và nâng cao chất lượng, nâng cao tính thuyết phục của hồ sơ dự thầu là điều kiện cần thiết mà các doanh nghiệp nên làm:

 

- Tính thuyết phục của hồ sơ dự thầu là rất quan trọng vì nó không phải đơn thuần chỉ là một tập hồ sơ bao gồm các thông tin, số liệu, khô khan về giải pháp và phương pháp luận hợp lý đối với yêu cầu của gói thầu, của từng công trình mà nên xem nó như một tác phẩm thể hiện “bộ mặt” của nhà thầu cần được gọt dũa, chắt lọc và lựa chọn cẩn thận. trong hồ sơ dự thầu không nên sử dụng lối viết khá rườm ra, hoa mỹ  mà nên sử dụng lối viết ngắn gọn, rõ ràng để sao cho  người đọc hiểu đúng  nội dung và đủ ý.

 

- Các con số, các thông tin trong hồ sơ dự thầu phải thật tương đối chuẩn xác, dễ kiểm tra.

 

- Kiểm tra, khắc phục các sai sót về lỗi chính tả, lỗi câu, lỗi số học trong hồ sơ dự thầu. Việc này phải tiến hành kỹ lưỡng từ khâu soạn thảo văn bản, dàn trang, in ấn, xét duyệt, đóng gói và niêm phong hồ sơ dự thầu. Việc kiểm tra liên tục qua các khâu sẽ giảm thiểu được các sai sót không đáng có. Kiểm tra là một công việc không khó nhưng nhiều khi nếu nhà thầu chủ quan sẽ dẫn đến làm giảm chất lượng hồ sơ dự thầu, gây nên sự khó khăn trong quá trình chấm thầu, đôi khi chỉ vì một lỗi nhỏ như lỗi số học, lỗi chính tả hoặc thiếu bảo lãnh dự thầu... lại gây nên những “cái chết bất ngờ”. Vì vậy, việc kiểm tra đầy đủ và khắc phục các lỗi trong hồ sơ dự thầu trước khi hồ sơ dự thầu được đóng gói niêm phong phải được quan tâm đúng mức.  

 

- Bên cạnh sự chú ý về nội dung, cũng cần quan tâm đến hình thức của hồ sơ dự thầu, đây chính là một thủ thuật để gây thiện cảm của người chấm thầu trong quá trình xét thầu. Một hồ sơ thầu có tính thẩm mỹ cao, được trình bầy đẹp và dễ hiểu chắc chắn sẽ gây được thiện cảm, đồng thời giúp người chấm nắm bắt nội dung đúng, đủ, nhanh sẽ là một thuận lợi đáng kể của nhà thầu.

 

- Vấn đề tiết kiệm thời gian hoàn thành hồ sơ một cách sớm nhất cũng là một trong những kỹ năng làm hồ sơ dự thầu. Thường thì các bài thầu có thời gian làm bài không quá dài, đối với các công trình thông thường khoảng từ 15 – 30 ngày, đối với các công trình đặc biệt thì có thể kéo dài hơn, khối lượng công việc lại rất nhiều, xin đề cử một số biện pháp để rút ngắn thời gian làm bài như sau:

 

Hồ sơ thầu được lập trực tiếp trên máy vi tính để thuận  lợi cho việc soạn thảo, kiểm tra sửa đổi, ứng dụng các bài thầu trước và xuất bản được nhanh gọn và đặc biệt có thể nâng cao tốc độ và độ chính xác tính toán bằng cách áp dụng các phần mềm tin học.

 

Thiết lập mối quan hệ phối hợp, trao đổi giữa các bộ phận: kế hoạch, kỹ thuật, tài chính để thống nhất giữa các biện pháp kinh tế, kỹ thuật, tài chính tránh tính trạng việc ai người ấy làm, thì khi phối hợp ghép bài sẽ dẫn đến tình trạng sai lệch số liệu, sai lệch giải pháp, tốn rất nhiều thời gian để sửa chữa.

 

Tận dụng các tài liệu, kinh nghiệm từ các hồ sơ thầu cũ, các tài liệu này có thể giúp chúng ta rút ra những kinh nghiệm quý báu, mặt khác còn giúp tiết kiệm thời gian làm bài thầu một cách đáng kể. Tận dụng một cách triệt để có hệ thống các tài liệu từ các hồ sơ dự thầu cũ nên lập thành các ngân hàng dữ liệu: ngân hàng giá cả, ngân hàng cataloge vật liệu, thiết bị, ngân hàng các giải pháp và phương pháp luận, các hồ sơ về tư cách pháp nhân, năng lực tài chính, kinh nghiệm... để áp dụng cho hồ sơ dự thầu mới.

                                                                                    Nguyễn Hoàng

 

 

 



Gửi abc

Thảo luận về dự án: (0 Comments)